Des e-mails pour être lu et compris

Des e-mails pour être lu…PNG10 règles d’or pour être lu et compris.

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Vous voulez que ceux qui reçoivent vos e-mails, les considèrent comme :

Utiles et leur faisant gagner du temps.

Écrits dans un style clair et facile à lire.

Respectueux, sans mauvaise humeur, ni agressivité.

Comment faire ?

Avant de vous donner les règles d’or, tout d’abord :

Quand éviter les e-mails ? :

Il y a des situations qui seront toujours plus efficaces lorsqu’elles sont traitées en face à face :

Lorsqu’il s’agit de situations personnelles, confidentielles, des résolutions de problèmes qui risquent de trainer en longueur.

Un recadrage, une décision,

Par exemple :

Lorsque que quelqu’un vous pose une question et qu’il s’attend à recevoir une réponse, personnellement, même s’il s’agit d’un point de procédure concernant l’ensemble de votre unité, éviter de lui répondre avec copie à tous les autres collaborateurs.

Lorsque vous avez à traiter un comportement inadéquat d’un collaborateur, ça se traite en face à face et non par e-mail. Il peut être nécessaire ensuite, de récapituler cet entretien par e-mail au collaborateur.

Lorsque vous avez un document d’une ou plusieurs pages, envoyez les en pièce jointe, ce qui vous permettra de garder le texte de votre e-mail court et concis.

Si un sujet a déjà nécessité 4 allers et retours, sans progrès notable, il probable que vous gagnerez du temps avec une séance de travail en face à face ou au téléphone.

Lorsque vous recevez un e-mail commercial, éviter de le faire suivre, automatiquement, à d’autres, au risque de leur faire perdre du temps et d’enfreindre les règles de l’entreprise concernant l’usage personnel des e-mails.

10 règles d’or pour des e-mails efficaces :

 1. Donner dans l’objet, le sujet précis pour intéresser et impliquer le lecteur, celui-ci pourra décider, tout de suite, de ce qu’il fera de votre message.

Par exemple :

«Réunion marketing de vendredi prochain à 15 heures»

«Vos propositions pour le projet «X» pour demain 10 h»

«L’étude de Robert, sur la nouvelle organisation»

2. Un sujet par e-mail :

Vos correspondants peuvent ainsi, plus facilement saisir le contenu et le traiter, et, si nécessaire, le transmettre, sans avoir à retirer les autres points.

3. Préciser le but en début de message :

Si c’est pour consultation, pour information ou demande d’information, un appel à l’action, une recommandation.

4. Court et concis :

Cela facilite la lecture, fait gagner du temps et évite d’avoir à dérouler la page.

Si vous avez un texte important, communiquez le en pièce jointe

5. Adapter le style en fonction du destinataire :

Faire la différence entre un collègue de travail, un supérieur hiérarchique, un client ou un partenaire.

Inclure une formule de politesse à la fin.

6. Utiliser une mise en page simple  et aérée

Le message est plus facile à lire et il y a plus de chances que la présentation ne soit déformée en fonction des différents écrans et logiciels de messagerie.

7. Relire et vérifier l’e-mail avant d’envoyer.

8. Suivre la charte d’utilisation des e-mail de l’entreprise

9. Envoyer un e-mail exclusivement à ceux qui sont concernés et personne d’autre

10. Ne jamais envoyer un e-mail sous l’empire de la colère

Voir aussi : 

«Plus productif avec moins de tensions»

 Pour en savoir plus : 

«Le leadership en action» 

«Les actions d’accompagnement personnalisées»