Réunion : un compte-rendu fidèle en temps réel

Réunion compte-rendu PNGRégis Bossut, nous donne des éléments précis, pour faire en sorte que le compte-rendu soit fidèle, et parvienne immédiatement aux participants, tout en permettant à l’animateur de réuinion de se concentrer uniquement sur la conduite de réunion.

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Vous avez mené votre réunion efficacement, à la satisfaction de tous, elle s’est terminée avant l’heure prévue et s’est conclue par un : «qui fait quoi, pour quand», très bien !

Maintenant, quand les participants vont-ils recevoir le compte-rendu ?

Et si vous voulez qu’ils disposent tout de suite de leur plan d’action et de plus, que ce compte-rendu soit le reflet fidèle de ce qui a été dit, comment faire ?

En désignant un rapporteur et tout au long de la réunion, lui permettre de noter fidèlement ce qui a été évoqué, en vérifiant que le sens de ce qui est rédigé, est bien ce qui a été compris par tout le monde.

Pour cela, vous construisez un canevas avec les rubriques suivantes :

Réunion du :

Nom du rapporteur :

Noms des participants :

Destinataires :

Date de la prochaine réunion :

Ensuite, deux grandes parties :

I. INFORMATIONS ET POINTS-CLÉ :

Avec une numérotation des points-clés

II. ACTIONS :

Avec des colonnes : objectifs, qui, quand

En cours d’animation, chaque fois qu’un point-clé est abordé, en tant qu’animateur, vous demandez à un participant de dicter au rapporteur le point en question et s’il se faisait que le sens soit inexact, le groupe le corrigera, automatiquement.

Pour les actions et objectifs, vous demandez au participant à qui cela est affecté de dicter, lui-même, ce sujet au rapporteur.

Ainsi, en plus d’être plus disponible vous-même pour l’animation, vous aidez le rapporteur à prendre des notes, vous vérifiez l’exactitude des informations rédigées et le rapporteur, selon qu’il ait pris des notes manuscritement ou par un traitement de texte, pourra donner des photocopies aux participants où leur faire parvenir le compte-rendu par e-mail.

Les participants auront ainsi, tout de suite, leurs informations et objectifs sur lesquels travailler, et ceci, est d’une efficacité remarquable !

Complètement différent, du compte-rendu qui arrive, quelquefois, la veille de la réunion suivante et quand on le lit, nous avons l’impression d’avoir assisté à une autre réunion.

Mais ça, bien sûr, c’est chez le concurrent que ça se passe, certainement pas chez nous !

Voir aussi :

«Pour des réunions efficaces»

«Pour faire participer en réunion»

Pour en savoir plus :

«Le leadership en action» 

«Les actions d’accompagnement personnalisées»